Miksi kaikki sähköpostit pitää mennä perille heti? Viime aikoina on ollut paljon erilaisissa tutkimuksissa juttua siitä, etteivät ihmiset pysty enää keskittymään työntekoon kunnolla, kun saapuva sähköposti keskeyttää ja saa heidän ajatuksensa sekoamaan. Mikäli sähköpostiohjelma ei ole henkilöllä koko ajan auki ruudulla niin hän ainakin toistuvasti tarkastaa onko uusia viestejä saapunut. Tänään samasta aiheesta kirjoitti FT:n Maija Palmer lähes sivun jutun sivulla 12. Jutussa sanotaan mm. että Klick nimisen digitaalisen markkinointifirman CEO Leerom Segal sanoo sähköpostin olevan fundamentaalisesti tehoton. Siinä ei ole priosirointia, jossa tärkeimmät viestit olisivat päällimmäisenä. Jutussa sanotaan myös mm. että Intel on ottanut käyttöön no-email perjantait ja rohkaissut työntekijöitään hoitamaan asiat puhelimitse tai face-to-face. Joku sähköpostien management ekspertti nimeltään Monica Seely sanoo, että yritykset menettävät jopa 20 päivää vuodessa työntekijää kohti, kun käsittelevät sähköpostiasioita huonolla tavalla.
Ongelma on se, että ihmiset saavat hirveästi sähköpostia, tuon Monica Seelyn mukaan monet saavat yli 100 päivässä ja tuntevat paineen vastata nopeasti. Tutkimuksen mukaan 1/4 ihmisistä odottaa vastausta tunnin sisällä ja 1/3 kahden tunnin sisällä. Tämä Seely toteaa myös, että elämme välittömän palkkion yhteiskunnassa, jossa odotamme vastausta heti. Siksi ihmiset tsekkaavat koko ajan sähköpostejaan.
Monet firmat ovat ottaneet käyttöön jonkinlaisia sosiaalisen median työkaluja, jotta sähköpostiongelma vähenisi, mutta itse en pidä sitä välttämättä ratkaisuna, vaan mielestäni sähköpostissa on suunnitteluvirhe. En ymmärrä, miksi joka viesti pitää mennä heti perille, vaan olisi hyvä, jos viestejä voisi lähettää eri nopeusluokassa. Toisen luokan sähköpostit voisivat tulla perille vaikkapa vasta klo 24 jälkeen tai seuraavana aamuna ja ne menisivät eri boksiin. Silloin voisi katsoa päivän aikana duunissa vain ne asiat, jotka ovat oikeasti tärkeitä ja osan voisi sitten hoitaa, kun on aikaa tai halua paneutua löysempiin juttuihin. Monille se voisi sopia esim. ennen lähtöä duunista himaan tai jättää vaikkapa perjantaille. Hyvin monet sähköposteistahan ovat sellaisia, mitkä olisi voinut lähettää vaikka kirjeellä Suomesta Englantiin ja se vajaan viikon matka-aika olisi silti ollut riittävä. Niinpä on älytöntä, että sellainen "posti" menee kiireellisempien asioiden joukkoon ja häiritsee ihmisten työpäivää. Voisimmeko siis kehittää entistä paremman sähköpostin, joka ei toimittaisi kaikkia viestejä heti perille sen sijaan, että pohtisimme, mitä kaikkia sosiaalisen median työkaluja voimme käyttää sähköpostin sijaan? Toki se vaatisi DIN-normin, jotta jokainen osaisi toimia sen jälkeen samalla tavalla.
Ongelma on se, että ihmiset saavat hirveästi sähköpostia, tuon Monica Seelyn mukaan monet saavat yli 100 päivässä ja tuntevat paineen vastata nopeasti. Tutkimuksen mukaan 1/4 ihmisistä odottaa vastausta tunnin sisällä ja 1/3 kahden tunnin sisällä. Tämä Seely toteaa myös, että elämme välittömän palkkion yhteiskunnassa, jossa odotamme vastausta heti. Siksi ihmiset tsekkaavat koko ajan sähköpostejaan.
Monet firmat ovat ottaneet käyttöön jonkinlaisia sosiaalisen median työkaluja, jotta sähköpostiongelma vähenisi, mutta itse en pidä sitä välttämättä ratkaisuna, vaan mielestäni sähköpostissa on suunnitteluvirhe. En ymmärrä, miksi joka viesti pitää mennä heti perille, vaan olisi hyvä, jos viestejä voisi lähettää eri nopeusluokassa. Toisen luokan sähköpostit voisivat tulla perille vaikkapa vasta klo 24 jälkeen tai seuraavana aamuna ja ne menisivät eri boksiin. Silloin voisi katsoa päivän aikana duunissa vain ne asiat, jotka ovat oikeasti tärkeitä ja osan voisi sitten hoitaa, kun on aikaa tai halua paneutua löysempiin juttuihin. Monille se voisi sopia esim. ennen lähtöä duunista himaan tai jättää vaikkapa perjantaille. Hyvin monet sähköposteistahan ovat sellaisia, mitkä olisi voinut lähettää vaikka kirjeellä Suomesta Englantiin ja se vajaan viikon matka-aika olisi silti ollut riittävä. Niinpä on älytöntä, että sellainen "posti" menee kiireellisempien asioiden joukkoon ja häiritsee ihmisten työpäivää. Voisimmeko siis kehittää entistä paremman sähköpostin, joka ei toimittaisi kaikkia viestejä heti perille sen sijaan, että pohtisimme, mitä kaikkia sosiaalisen median työkaluja voimme käyttää sähköpostin sijaan? Toki se vaatisi DIN-normin, jotta jokainen osaisi toimia sen jälkeen samalla tavalla.